A folha de pagamento é uma das principais, e mais importantes, funções do setor de Recursos Humanos e/ou Financeiro de uma empresa. É aqui que ficam documentadas as transações (pagamento de salários, bonificações, entre outros) entre a empresa e seus empregados.

Por isso, o profissional ou a equipe (dependendo do tamanho da empresa) que cuida da folha de pagamento precisa ter bastante conhecimento sobre impostos e legislação e direitos trabalhistas - também por conta da complexidade tributária brasileira. Isso porque, eles são responsáveis diretos pelo dinheiro dos colaboradores, além de serem os especialistas a responderem as dúvidas existentes.

Mesmo sendo um trabalho de extrema importância, muitas companhias não investem o tempo e capital necessários para que ele seja realizado com qualidade.

Com isso em mente, desenvolvemos um conteúdo para apresentar erros comuns e como eles podem ser resolvidos a fim de não tornar a folha de pagamento um problema a mais dentro das empresas. Confira!

1º Erro: Categoria e enquadramento incorretos

Existe uma convenção coletiva de trabalho para cada categoria de trabalhador e empresa. Isso quer dizer que, se o enquadramento da categoria estiver incorreto, a construção da folha de pagamento começa com um erro que pode comprometer o resto do serviço.

O enquadramento em que os colaboradores estão inseridos também é importante porque as regras variam de acordo com ele. As convenções estabelecem diversas regras e exigências que devem ser cumpridas e observadas pelos empregadores.

Caso a companhia não liste corretamente o enquadramento de cada empregado, ela poderá ter sérios problemas trabalhistas e sindicais em virtude de erros no pagamento de direitos e até mesmo recolhimento incorreto de impostos.

Como resolver (ou nesse caso, prevenir) o problema?

É preciso que haja conhecimento técnico e um planejamento, e que ele seja constantemente reforçado, para que os novos colaboradores estejam inseridos na categoria e enquadramento corretos desde o momento de suas contratações.

A natureza da relação de trabalho irá ditar quais são os direitos e deveres da empresa e do empregado.

Portanto, se o plano estiver desenhado corretamente, o processo correrá sem nenhum problema que prejudique o negócio.

2º Erro: Impostos que incidem sobre a folha

Os impostos devidos, valores descontados ou retidos – e é importante dizer que a resolução deste problema muitas vezes está ligado diretamente ao primeiro erro citado – variam conforme ajustes no quadro de colaboradores, na própria lei e no salário de cada funcionário.

Esse erro é muito comum por conta da quantidade de informações, tabelas e legislações tributárias a serem consideradas. Por isso, é preciso prestar muita atenção a todos os detalhes para que a empresa não tenha nenhum prejuízo e/ou pagamento indevido por conta de erros na folha de pagamento.

Como resolver o problema?

Como dissemos logo no início do texto, é preciso contar com um profissional ou uma equipe que seja especializada e tenha bastante conhecimento sobre impostos e direitos e legislações trabalhistas.

Isso porque são diversos impostos que podem incidir sobre a folha, como:

• INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social)
• RAT (Risco Ambiental do Trabalho)
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço)
• IR (Imposto de Renda)

Como dissemos, a resolução desta adversidade está diretamente ligada a categoria e enquadramento em que os colaboradores estão inseridos, assim como na correta adequação de alíquotas ao regime tributário escolhido pela empresa.

Portanto, é preciso que o processo esteja funcionando perfeitamente para que os problemas não virem uma bola de neve muito mais difícil de ser resolvida.

3º Erro: Atualizações fiscais e de legislação

Assim como a situação dos funcionários muda constantemente dentro de uma empresa, existem atualizações fiscais e de legislação que todas as companhias estão expostas e precisam ficar atentas.

Muitos erros aparecem na folha de pagamento devido a normas que não foram revisadas e devidamente atualizadas. Isso pode acarretar em causas trabalhistas e pagamento de multas, que geram passivos trabalhistas e interferem diretamente no desenvolvimento de um negócio.

Portanto, os profissionais que são responsáveis pela folha precisam se manter sempre atualizados em relação a situação fiscal/tributária do país e das normas e legislações trabalhistas e previdenciárias.

Como resolver o problema?

Investir em um software que tenha acesso a todos os dados e atualizações realizadas na folha de pagamento otimiza os processos e garante mais efetividade. Isso faz com que a equipe gaste menos tempo em serviços operacionais e possa focar nas atualizações fiscais e legislativas.

Assim, problemas que possam resultar em prejuízos financeiros, passivos trabalhistas, desgaste na relação empresa/funcionário, aumento da rotatividade no quadro de colaboradores e danos possivelmente permanentes à imagem da companhia são evitados.

Conclusão

Erros são comuns dentro de uma empresa. Entretanto, é preciso fazer o máximo para que eles sejam evitados e corrigidos, principalmente quando falamos da folha de pagamento, que está bastante ligada a satisfação dos colaboradores.

Entretanto, muitas vezes é difícil corrigir certos pontos pela falta de pessoal e por conta de todo o trabalho que este serviço exige. Por isso, contratar uma consultoria especializada pode ajudar bastante.

A Funcional possui uma equipe com bastante experiência na área e que está preparada para auxiliar em qualquer dificuldade. Para conversar com um de nossos especialistas e entender mais sobre os nossos serviços, basta clicar no botão logo abaixo!