No dia 1º de outubro de 2023, entrou em vigor a obrigação do novo evento do eSocial: Processo Trabalhista. Por meio deste evento, os empregadores devem registrar as informações relacionadas aos acordos e às decisões emitidas nos casos em andamento na Justiça do Trabalho. 

O governo vinha postergando a inclusão dos eventos de processo trabalhista no eSocial desde janeiro de 2023 e pela Instrução Normativa nº 2.147/2023 ficou definido que, a partir de outubro de 2023 as informações referentes às decisões trabalhistas condenatórias ou homologatórias devem ser informadas na DCTFWeb, em substituição à GFIP. Essa alteração visa simplificar e unificar as obrigações trabalhistas e previdenciárias.  

Mas afinal, você sabe como o eSocial vai impactar os Processos Trabalhistas na sua empresa? Neste artigo, vamos esclarecer o que é o eSocial e quais são as mudanças que ele traz para os Processos Trabalhistas.  

O que é o eSocial?  

O eSocial é um sistema de escrituração digital que visa simplificar e unificar as obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias das empresas. Por meio do eSocial, as empresas devem enviar ao governo federal todas as informações relativas aos seus trabalhadores, como dados cadastrais, contratuais, folha de pagamento, afastamentos, acidentes de trabalho, entre outros.  

O eSocial está sendo implementado de forma gradual desde 2018, seguindo um cronograma de fases que varia de acordo com o porte e o tipo de empresa. A última fase do cronograma prevê a inclusão dos processos trabalhistas no eSocial a partir de outubro de 2023.  

Mudanças do eSocial para Processos Trabalhistas

Com a inclusão dos Processos Trabalhistas no eSocial, a declaração das contribuições previdenciárias e sociais devidas em decorrência de determinação judicial passa a ser feita pela DCTFWeb, em substituição à GFIP.    

Entre as informações que devem ser prestadas, inclui-se a declaração, individualizada por competência, das bases de cálculo para fins de recolhimento do FGTS, da Contribuição Previdenciária e dos valores retidos a título de imposto de renda incidentes sobre a condenação, acordo ou termo de conciliação.   

Tais eventos podem ser enviados tanto pelo sistema de gestão do declarante, via web service, ou pela plataforma web do eSocial denominada de Módulo Processo Trabalhista.

O prazo de envio dos eventos relativos aos processos trabalhistas é até o dia 15 (quinze) do mês subsequente à data do trânsito em julgado da decisão, da homologação de acordo judicial, da decisão homologatória dos cálculos de liquidação da sentença ou do termo de acordo celebrado perante as Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). Esse prazo pode ser antecipado para fins de cumprimento de obrigações decorrentes da decisão judicial.  

As informações prestadas terão efeito declaratório e constituem instrumento suficiente para a exigência de tributos e encargos legais.  

Quais são os eventos de Processo Trabalhista no eSocial? 

S-2500 - Processo Trabalhista

Usado para registrar as informações dos processos trabalhistas na Justiça do Trabalho, bem como dos acordos realizados nas Comissões de Conciliação Prévia (CCP) e nos Núcleos Intersindicais (Ninter). 

• Quem está obrigado: todo declarante que, em processos trabalhistas ou em demandas submetidas à CCP ou Ninter, for obrigado a reconhecer ou alterar informações relativas a vínculo trabalhista ou recolher FGTS e contribuição previdenciária correspondentes, cujas decisões transitaram em julgado a partir de 1º de outubro de 2023 em diante.  

S-2501 - Informações de Contribuições Decorrentes de Processo Trabalhista

Deve ser enviado apenas quando há contribuição previdenciária, FGTS ou IRRF incidentes sobre os valores que constam em decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho. 

• Quem está obrigado: esse evento deve ser enviado pelo empregador sempre que houver uma decisão judicial transitada em julgado ou um acordo homologado que gere obrigações previdenciárias e/ou para o FGTS e IRRF.    
• Deve ser enviado um evento S-2501 para cada processo trabalhista. Se a decisão judicial ou acordada autorizar o pagamento dos valores devidos em parcelas, para cada parcela quitada é transmitido um evento S-2501, a fim de registrar a(s) competência(s) e as respectivas informações dos tributos (base de cálculo e valor dos tributos), que estão sendo quitadas em cada parcela mensal.  

S-3500 - Exclusão de Eventos - Processo Trabalhista

Usado para excluir os eventos S-2500 e S-2501 enviados anteriormente, quando houver necessidade de correção ou cancelamento. 

Quem deve informar o Processo Trabalhista no eSocial

A responsabilidade pelo envio das informações é uma das dúvidas mais comuns no que se refere ao eSocial. No caso dos processos trabalhistas, é importante ressaltar que se trata de uma obrigação do empregador, pois ele é o responsável por cumprir a decisão judicial. No entanto, cada empresa pode escolher como vai fazer essa informação (da mesma forma que acontece com os eventos de Saúde e Segurança do Trabalho no eSocial). Por exemplo, pode ser uma responsabilidade do RH ou do setor jurídico, o essencial é definir previamente quem vai se encarregar dessa tarefa.   

Para finalizar, as empresas devem se adequar para as mudanças trazidas pelo eSocial. Os Processos Trabalhistas no eSocial são uma forma de garantir os direitos dos trabalhadores, além de facilitar o controle e a fiscalização pelos órgãos competentes. Portanto, é essencial que os empregadores cumpram os prazos e as regras estabelecidas pelo eSocial, sob pena de sofrerem sanções legais, como multas, juros e encargos.   

Para se adaptar às mudanças, é importante ter o apoio de uma consultoria e assessoria especializada.
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 Escrito por Jenifer Perim, especialista trabalhista.